Você acorda e pensa sobre o que precisa fazer hoje. Você toma seu café da manhã (eu vou só em um copo de suco) e pensa novamente sobre o que precisa fazer hoje. Neste momento já aparecem coisas importantes para fazer. Você certamente coloca na sua lista mental coisas que irão deixar você muito feliz. Muito mesmo. Aí você vai tomar um banho ou vai assistir ou ler um jornal da manhã. Mais coisas começam a aparecer nesta lista mental.
O que tem de errado nisto? Ainda nada… o ponto é que você começa a querer fazer tudo e no final, não consegue “encerrar nada“. Você fica com aquela sensação de dia sem objetivo, chato, pesado. E nenhum dia precisa ser assim. Frustração.
A técnica do Tomate (Pomodoro em italiano) vai ajudar você a conhecer mais do seu ritmo. A controlar o seu otimismo quando você pensa em um dia sem interrupções e você completando todas tarefas que pensou. Isto pode acontecer e vai ser excelente, mas não será sempre assim.
Bom, o processo é bem objetivo. Vamos em passos para poder começar:
- Peque uma folha de papel.
- De cima para baixo, anote o que você quer fazer hoje.
- Use um timer, seja de cozinha ou do celular, marcando 25 minutos.
- Pegue o primeiro item da lista, e foco! Se terminar o primeiro item, foco no próximo.
- Se aparecer algo novo, preencha de baixo para cima. Uso isto para poder diferenciar o que eu planejei inicialmente das coisas que tive que completar durante o dia.
Ao final dos 25 minutos, você vai parar de fazer o que estava fazendo, onde estava. Não tem mais 1 minuto só para terminar uma coisinha. A restrição do tempo é importante para criar consciência. A partir disto, você vai marcar no timer 5 minutos e vai fazer qualquer coisa, tomar água, banheiro, dar uma olhada nos emails e por aí vai. Lembre que são 5 minutos. E que você não pode seguir na tarefa que estava.
Agora você está pronto para mais um ciclo (ou um novo pomodoro). De volta ao timer de 25 minutos, executar as tarefas da lista e seguir fazendo este ciclo de 25 + 5 até completar 4 ciclos. Ao completar 4 pomodoros você ganha um super bônus de 30 minutos e agora pode ter um tempo de descanso maior. Pode aproveitar para ler um jornal, fazer um lanche ou algo do tipo.
Uma coisa importante! Notou o uso do “quer” quando pedi para você montar a lista? Temos um ponto para trabalhar em entender que muitas vezes temos que fazer o que queremos e também o que precisamos. Então a nossa lista vai possuir tarefas que dão prazer porque foram feitas. Outras darão prazer porque nos livramos delas.
Você vai querer entender também quantos ciclos foram necessários para terminar uma tarefa. Você vai começar a buscar tarefas melhores, menores, mais detalhadas, para que o seu ciclo seja mais efetivo. A melhoria contínua está presente sempre. Você quer tornar seus dias mais proveitosos. Mais produtivos. Entender que dentro das possibilidades você consegue fazer X tarefas por dia. E era isto. Sem frustrações. Se por acaso você conseguir fazer mais, só felicidade hein?
Outra questão é que você vai passar a dar mais valor ao tempo. E a querer controlar interrupções. A cada interrupção que você aceitar, o timer deve ser parado e o pomodoro é cancelado. Quando você se liberar, inicia um novo pomodoro. Este ponto vai ajudar você a entender o quanto você é interrompido. Faça um cálculo de quantos ciclos você tentou fazer e quantos você realmente fez. E neste sentido, você vai trabalhar para liberar tempo, para poder executar alguns ciclos em sequência. Costumo guardar 3 a 4 horas do dia seguidas para poder trabalhar sem interrupções. E as interrupções podem ocorrer, eu sei, mas tento isolar reuniões durante um turno. Prefiro reuniões no turno da manhã e deixar as tardes para focar em fazer. Guardar tempo para coisas burocráticas e ações que preciso fazer com outras pessoas. Managers time contra makers time. Não deixe o seu dia ser controlado por interrupções. Você deve controlar o seu dia. Comece assim. O nosso objetivo é que você viva o seu dia. Lembre disto. Agende reuniões, mas lembre de marcar reuniões pequenas, e estabeleça objetivos claros com as pessoas. Datas para retorno ajudam e te dão tempo para trabalhar nos assuntos. Prefira um “falamos na volta do almoço” do que um “falamos daqui a pouquinho”. Apesar da relatividade, trate o tempo o mais objetivo possível!
Me perguntaram outro dia se eu vivo o dia inteiro com a técnica do pomodoro. Não. Eu utilizo a técnica do pomodoro com dois objetivos. Primeiro para poder focar durante uma tarde de trabalho e completar tarefas que preciso resolver. Se eu estou fazendo uma tarefa de pesquisa a noite em casa, de puro aprendizado, livre, querendo ver vídeos legais e ler artigos relacionados, eu não fico controlando tempo destas coisas. Agora, existem situações em que quero focar. Tomar decisões. O segundo motivo de usar a técnica é para evitar perder o foco, normalmente visto quando não consigo ver mais os ícones das abas no navegador de internet. Neste ponto o pomodoro me ajuda. Sei que no máximo 30 minutos estarei de volta ao objetivo que iniciei 30 minutos antes.
Então, se eu pudesse resumir dicas para ajudar você no uso da técnica do pomodoro eu digo o seguinte:
- Saiba que você vai ser interrompido!
- Use a técnica quando ela fizer sentido no seu dia. Você não é um robô!
- Analise o que está ocorrendo com o seu dia. Suas tarefas estão menores? Mais consistentes? Está realizando aquilo que é necessário e importante?
Quanto a saber que seremos interrompidos, não é uma boa notícia, mas é a pura realidade. Então busque ajustar o seu dia para ter ciclos de criação/realização/ação. Não precisa virar uma rotina, mas encontre estes momentos. O desafio não é aprender a dizer não, mas saber entender a criticidade de um assunto e poder postergar em 30 minutos ou 1 dia. Caso seja algo realmente urgente, se deixe interromper e resolva!
Toda técnica deve gerar benefícios. Então entenda quando esta técnica pode ser usada para dar mais efetividade no seu dia a dia. Lembre! Você não deve ser controlado por um timer. A restrição de tempo está presente para ajudar a focar e a quebrar melhor as tarefas a serem executadas.
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