Documentando aqui um formato / guia de conversa para explorar e amplificar conteúdo de uma equipe.

Monte uma roda, número ímpar de pessoas e um total de 5-7 pessoas por roda. Pode ter mais de uma. Escolha um assunto/tema para ser debatido. Em caso de dúvida faça cada pessoa escrever dois tópicos, e vote em qual vai ser usado naquele momento. Você já tem depois disso um backlog de assuntos para as rodas. Se existe mais de uma roda, cada roda pode puxar um assunto. Normalmente eventos presenciais podem causar isso.

Em encontros online normalmente já trabalhamos a restrição de pessoas na entrada ou no chamado para a conversa.

Este exercício pode ser feito presencial ou remotamente (online). Presencial use postits e uma folha A3 (duas A4) para organizar as ideias de problemas e experiências. Remotamente use uma ferramenta para compartilhar voz (zoom.us / skype / hangout / rocket.chat), e alguma ferramenta para permitir que todos possam escrever ao mesmo tempo (planilhas google ou trello por exemplo). No caso do online o setup precisa ser feito com mais cuidado para garantir efetividade.

Use rodadas de 30 (olha o pomodoro aí) minutos ou um pouco mais que isso para identificar duas questões (estilo brainstorm):

1- que problemas eu já percebi sobre este tema, no contexto em que atuo. Um ou dois por pessoa pelo menos.

2- que experiências eu já tive sobre isso nos ambientes em que atuo. Experiências podem ser positivas e negativas. Combine algo para poder identificar isso. Novamente uma ou duas por pessoa.

As pessoas podem contar o que está envolvido em um determinado cartão. Quem estiver facilitando precisa cuidar aqui para o ego e fofoca não tomar conta. Queremos o problema / experiência e uma observação sobre o postit, para ganharmos mais contexto.

Se você tem mais que uma roda, pode rotacionar as pessoas em diferentes rodas, para que elas possam apoiar ou aprender mais sobre algum assunto. Neste caso legal ter alguém de âncora em cada roda para ajudar a conversa a seguir / fluir a cada troca de grupo.

Se você tem apenas uma roda, pode usar uma rodada para identificar e já trocar ideia sobre os assuntos e usar outra rodada para um “e agora o que faremos com isso que descobrimos”. 🙂

Onde essa estrutura pode ser usada?

Essa mesma dinâmica pode fazer parte de uma retrospectiva. Dado um item que foi mais votado, que precisa melhorar, você pode conduzir uma retrospectiva com esta estrutura de conversa para explorar mais o item.

Essa mesma dinâmica pode fazer parte de uma conversa com um learning canvas e aí ele mesmo já ajuda a entender estado desejado, ideias de como melhorar e plano de ação. Nota mental: fazer post específico sobre o learning canvas.

Essa mesma dinâmica olhando a curva de Tuckman (forming / storming / norming / performing), ajuda uma equipe no processo de forming… ajuda a conhecer mais das experiências dos meus colegas de trabalho. Mostra que existem pessoas com vivências e que eu posso aprender por múltiplas fontes de conhecimento. Ajuda a minimizar o heroísmo.

Essa mesma dinâmica, usando somente as duas partes de experiências e problemas, ajuda uma equipe a aprender a documentar mais que criar. Já que a equipe não pode focar em ideias e por vezes alucinações… precisa trazer o que já foi vivido e observado. Se existe algo de ruim, conseguimos perceber o que foi? E se você acha ruim é porque existe algo de bom. Lembre de alguma situação em que o resultado foi melhor.

Resumo? Conversar mais que somente falar. Pode fazer encontros com palestras, mas elas precisam ser chamadas para ações, pra uma roda de conversa ou outra iniciativa. Precisamos de mais espaços para criar conhecimento em conjunto.

E ah. Cadência. Mantenha o ritmo dos encontros, que podem ser semanais, quinzenais, e até mensais.

Ao final dos encontros, veja com os participantes como garantir a melhor experiência possível. Nem todos participantes querem reportar ou indicar possibilidades de melhoria. Foque em quem quer compartilhar percepções. Valorize estas pessoas.

— Daniel Wildt