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Uau!

Dez dicas!

Pois é. Fiz um vídeo falando sobre emails e cheguei em várias dicas que podem ajudar você a ter mais controle sobre suas caixas postais.

O fato é que dá para ficar maluco pela quantidade de mensagens que podemos receber durante um dia. Sem filtro algum, podemos acabar perdendo assuntos importantes. Eu só passei a prestar atenção quando perdi uma informação importante por simplesmente deixar de lado. Você não precisa passar pelo mesmo problema!

Vamos as dicas!

1. Se você mandar email, vai ter resposta. 🙂

Se queremos mandar uma mensagem, podemos primeiro questionar da validade desta ação. Vale a pena mandar a mensagem? Seria melhor uma ligação? Ou só um SMS? Chamar para um chat? Você quer informar algo simplesmente ou quer uma resposta?

Quando vou mandar uma mensagem, penso se é o melhor canal. As vezes acontece de fazer algumas ações em final de semana ou madrugada, e nestes casos evito outro meio de comunicação para não atrapalhar as pessoas. As vezes mando um email para meus colegas para iniciar uma linha de raciocínio com eles, mas aviso que não precisam me responder, porque vou procurar eles para seguir falando do assunto.

Se o assunto é urgente, e-mail não é o canal de comunicação. Ligação de telefone ou SMS servem para iniciar este tipo de caso.

2. Para quando é o retorno? Qual ação esperada?

Na primeira linha da mensagem apresento a pergunta/dúvida e explico o retorno que espero e se tenho alguma data para fazer acontecer. Depois explico o contexto. Com isto ganho tempo meu e da pessoa que estou me comunicando. Com a primeira linha ela pode me direcionar para quem  sabe mais do assunto ou já pode responder. Se precisar de mais contexto, as próximas linhas da mensagem vão ter estas informações.

Agora, lembre. Se é urgente mesmo, prefira uma ligação para tratar do assunto.

3. Sugerir datas em casos de reuniões.

Se você quer uma agenda de outra pessoa, não espere a troca de emails para acertar uma agenda. Já indique o problema que está querendo resolver e já faça a sugestão de uma agenda. Podemos ser mais objetivos sempre. Você ainda pode sugerir horários alternativos para ajudar quem está do outro lado.

4. Quem vai receber cópia?

Qual o objetivo da mensagem? Lembrar que no campo “Para” (To), vamos colocar quem queremos que tenha ação na mensagem. Vamos adicionar no campo Cópia (CC) as pessoas que devem ser informadas sobre o assunto. De todo modo, não esperamos ação destas pessoas.

E particularmente, eu evito mandar mensagens com pessoas em cópia oculta (BCC), com uma única exceção que é onde todas as pessoas que vão receber a mensagem estão na cópia oculta. Estes são casos em que quero informar várias pessoas sobre algum assunto, praticamente como enviar uma “mini-newsletter“. 🙂

Nos casos onde quero apenas informar as pessoas sobre algum assunto, prefiro enviar a mensagem, e depois encaminhar esta mensagem com um indicativo de PSC (Para Seu Conhecimento) ou FYI (For Your Information).

5. A hora de deixar o email de lado e trocar o meio de comunicação

Muitas pessoas respondendo uma mensagem e comentários que não estão levando para lugar algum? Está na hora de pedir um tempo, trocar o meio de discussão ou buscar uma conversa com um grupo menor, por exemplo. O objetivo aqui é que normalmente este tipo de conversa por email pode demorar um tempo grande para chegar em conclusões se não for direcionada.

Então o ponto é ter alguém sendo um facilitador na discussão por email e justamente esta pessoa pode indicar a necessidade de trocar o meio de comunicação ou até mesmo pode direcionar a discussão para um determinado foco.

6. Um assunto por mensagem. Mantenha assuntos independentes.

Quer falar com alguém sobre três assuntos diferentes? Mande três mensagens, cada uma com um assunto. É importante manter a vida das discussões isoladas. Desta forma podemos focar nos assuntos e dar o tempo que cada um merece.

7. Criar consciência nas pessoas que trabalham com você.

Você é copiado sempre nas mensagens de colegas? Não importa se o assunto está começando ou se já vale a pena de você estar copiado? Ou pior, se vale a pena você ser copiado?

Eu costumo indicar para meus colegas quando eles precisam me copiar ou em que momento. Muitas vezes estamos apenas validando alguma informação e neste momento é desnecessário ter outras pessoas copiadas. Podemos fazer isto mais a frente.

Sempre que alguém me copia em uma mensagem eu sei que preciso estar atento, mas que não preciso tomar ação. Só que se toda vez que sou copiado, não tenho motivo para estar, eu simplesmente paro de prestar atenção nas mensagens daqueles colegas, e isto pode ser ruim! Vou acabar perdendo uma mensagem importante.

8. Arquivar ou deletar? Ou responder?

Eu estou sempre preparado para excluir uma mensagem. No caso do GMail é a tecla Shift + #. Minha segunda ação possível é arquivar e só a terceira é responder. Acabo tendo um processo de tomada de decisão para poder rapidamente mandar um retorno ou indicar se preciso pensar mais a respeito (marco com uma estrela a mensagem).

9. Filtros para ajudar!

Muitas mensagens não precisam ser lidas agora. Podemos ler em um momento mais calmo. Exemplo newsletters. Neste sentido, podemos criar filtros para que sempre que mensagens com o assunto X ou que chegaram do email Y aparecerem, podemos movimentar elas para uma pasta separada (ou rótulo no caso do GMail), e assim tomar a decisão de leitura.

Eu acabo criando filtros para listas de discussão que acompanho e um filtro para notificações (veja a dica 10).

10. Conteúdo em avaliação? Vale a pena seguir recebendo?

Um dos filtros que tenho, chamo de “Notificações”. Coloco ali mensagens que não precisam da minha atenção imediata e que posso ler em outros momentos. Da mesma forma, acabo colocando nesta classificação mensagens de listas que estou querendo deixar de assinar. De tempos em tempos leio o que está nas notificações e também reviso newsletters que chegam por ali, para identificar se seguirei lendo ou não.

Ufa!

Espero que você tenha curtido as dicas! Me avise sobre quais você já usa, e quais são mais valiosas no seu dia. E se você tem algum outro problema com a caixa de entrada que eu não tratei, manda um comentário que eu posso tratar em uma próxima mensagem. Até mais!