Eu não posso dizer que adoro reuniões. Só que elas são inevitáveis. Então já que eu tenho que participar delas de vez em quando, procuro formas de criar um local de aprendizado, onde eu possa unir pessoas que querem juntas resolver problemas. Vontade, restrição de tempo e algumas metas a serem cumpridas durante o tempo da mesma. Simples certo?

Para exemplificar o processo que gosto de usar, vou contar uma história. Certa vez eu cheguei onde estava o time que estava apoiando, e fiz a pergunta:

Vamos fazer a reunião?

A resposta foi uma pessoa pegando uma térmica de café, outro pegando o jornal e outro indicando que precisava de 5 minutos.

Chegamos na sala, mas o pessoal que estava fazendo uma reunião antes, não tinha terminado ainda. Ao questionar, quem estava na sala indicava que era uma reunião importante. Certo… e porque não se marcou então com mais tempo? Porque? Porque?

1a regra para reuniões que funcionam? Faça elas terem um horário de início e fim. Certos. E se alguém usar a sala por 5mins a mais que o esperado? E se alguém se atrasar 5 minutos? Mantenha a hora de fim da reunião. Ou tome a decisão de remarcar a reunião.

Depois de entrarmos na sala, ficamos esperando a pessoa dos 5mins. Enquanto isto, quem estava com a térmica começou a servir café, e quem estava com jornal começou a contar as notícias esportivas do dia. Aqueles 5mins se tornaram 10mins.

2a regra para reuniões que funcionam? Tenha uma definição de início da reunião. Quem são as pessoas que podem tocar os assuntos que serão tratados? Quem são as pessoas que podem tomar decisões? Procure trazer duplas para os assuntos que são decisivos ou tenha pessoas de backup que podem ser acionadas por algum meio de contato, para garantir que a reunião possa acontecer.

Quando a pessoa que faltava chegou, assuntos diversos começaram a aparecer. Pequenas urgências que estavam ocorrendo na empresa. E quem puxava as pequenas urgências fazia questão de indicar que eram assuntos rápidos, que enfim, vamos aproveitar alguns minutos para resolver o tal assunto. Não estava na pauta. Porque não trataram isto fora dali? Mas peraí… que pauta?

3a regra para reuniões que funcionam? Tenha uma pauta/agenda. Tenha uma lista de tópicos. Saiba quanto tempo vai ser dedicado para cada tópico. Seja um facilitador das discussões que precisam acontecer, e avise do tempo que vai ser tratado cada tópico. Qual o objetivo que se busca discutindo o tópico X? E o Y? O tópico está ali para ser aberto, desenvolvido, ou é uma reunião para tomada de decisão do tópico Z? Não misture muitos tópicos. Se for o caso marque reuniões isoladas para cada assunto.

Depois de todas as pequenas urgências definidas, uma das pessoas se sente deslocada. E não sabe porque está ali, já que dos 4 assuntos, apenas o 4o será de utilidade dela.

4a regra para reuniões que funcionam? Monte a agenda pensando no uso do tempo de cada pessoa. Se uma das pessoas vem para trabalhar apenas 1 assunto, faça este ser o primeiro assunto. Assim ela participa de forma efetiva e depois pode voltar para outras metas dentro do seu dia. E se for o caso trabalhe melhor a agenda, quebrando a mesma em mais de uma reunião.

Chegando no assunto mais importante da reunião, metade dos participantes não sabia do que se tratava, porque a informação não foi repassada na semana anterior. Aí uma das pessoas se lembrou que tinha ficado de repassar um documento para os outros, mas esqueceu. Aí o que era para ser uma discussão de possibilidades e criação de ideias, com 10mins de duração, se transforma em uma sala de aula, onde durante 20mins extras você vai ficar explicando um determinado assunto. O ponto? Dê a chance das pessoas se prepararem.

5a regra para reuniões que funcionam? Indique as pessoas como elas podem se preparar. Terão situações onde você vai incluir na reunião o momento de capacitação antes do momento de discussão, aí tranquilo. Deixe isto claro dentro da agenda. Também deixe claro além do que elas podem fazer para se preparar, o que elas precisam ler, o que elas precisam mandar opinião prévia, e o que elas precisam trazer para a reunião.

A regra de querer fechar no horário parece sempre fácil, porque chegando o final da reunião, as pessoas se levantam e indicam que precisam ir para outras reuniões. Todos querem sair dali o mais rápido possível, assim acontece a magia de horas de reuniões que não geram ação alguma. E todas ações ficam para você trabalhar por email ou em uma nova reunião. 

6a regra para reuniões que funcionam? Monte a lista de ações durante a mesma. Vá estabelecendo durante a própria reunião ações que precisam acontecer depois que ela terminar. E nestes casos você já vai conseguir no momento do fechamento da reunião, já ter mais claro quanto tempo é necessário para se fazer uma nova reunião, ou se os assuntos podem ganhar vida própria e reuniões mais focadas.

As reuniões, se bem planejadas, vão acabar sempre sendo uma “relação ganha ganha”. Boa sorte nas suas! E lembre sempre! Tenha uma quantidade de minutos para fazer um fechamento. Use a restrição de tempo para guiar o trabalho a ser feito na reunião. Avise as pessoas de onde elas estão e do andamento.

Para fechar, estou compartilhando um formato de convite que estou usando para marcar reuniões, pelo menos nas reuniões onde eu sou o facilitador. Fica como sugestão. Teste por aí, compartilhe o seu processo também e vamos aprender.

=== Agenda: 
Costumo apresentar tópicos, quem puxa o tópico em específico (se for o caso) e a duração esperada do mesmo. Não esqueça de ter um tempo de fechamento.

=== Quem participa: 
Normalmente indico área de interesse e quem daquela área participa. A lista de participantes não é suficiente. Acabo indicando o que espero da pessoa na reunião.

=== Como se preparar?
Se for o caso, se existir algum documento de apoio, indique para as pessoas. Faça elas poderem se preparar. E assim você evita os famosos “Pode me explicar o assunto X que eu não me lembro?”.

=== Tem que trazer alguma coisa para a reunião? 
Caneta, papel, qualquer tipo de recurso que as pessoas precisam trazer para apoiar.

=== Dúvidas? 
Procure <<facilitador>>.

Espero que você tenha curtido as dicas e caso você não consiga evitar as reuniões, que elas sejam boas reuniões para você. 🙂

— Daniel Wildt (#VivaSeuTempo)