Vejo muita gente discutindo sobre como fazer a organização do trabalho presencial ou sobre como considerar o funcionamento de trabalho remoto. Ficam aparecendo estratégias e ideias e como unir estes mundos. Até quando?

Faça um favor para o mundo, e entenda que o que importa é o trabalho. Como as pessoas recebem trabalho, como elas falam sobre o trabalho, como elas indicam que o trabalho está pronto e como elas pedem ajuda. Onde elas estão? Não importa. O que importa é onde o trabalho é acompanhado e documentado.

Considera que se você precisa ficar toda hora chamando pessoas para atuar com elas, você está interrompendo o trabalho destas pessoas sistematicamente. Isso não é colaborar. Colaborar é ter um objetivo, um artefato, uma discussão com facilitação e um tempo de trabalho organizado para isso.

Se você está com a situação do trabalho presencial e remoto, diga adeus aos planos e postits nas paredes. Estes documentos e painéis precisam estar online, onde todas as pessoas podem ler e acompanhar.

Organize quais serão as ferramentas para você documentar o trabalho realizado. Organize a comunicação para que ela seja assíncrona, assim as pessoas podem conversar e perguntar e trocar ideias conforme a disponibilidade delas. Não diga oi, diga o que você precisa. Se for possível, faça as perguntas dentro de um contexto, dentro dos documentos, dentro da tarefa, para que as respostas possam acontecer da maneira mais completa possível. O senso de urgência é organizado e por padrão toda resposta pode acontecer quando a pessoa puder responder.

Se você precisa de trabalho ao mesmo tempo com as pessoas, organize agendas e combine porque você precisa fazer este tipo de encontro. Organize tempo e cadência. Entenda como funcionam os horários das pessoas e peça para que elas tenham alguma estratégia para marcação de reuniões: agenda disponível, o uso de alguma ferramenta que permite marcar horários, agendas fixas (rotina) ou algo assim.

Sobre rotina x agendas fixas, eu indico que você evite ter muitas rotinas de agendas. E mantenha elas curtas. Quando um assunto precisa de continuidade, já deixe a próxima agenda marcada quando. Não deixe para marcar durante a semana.

A organização de artefatos, padrões de onde documentos são armazenados, papéis e responsabilidades é mais importante do que nunca para organizar o trabalho a ser realizado. Também padronizar ferramentas para troca de texto, para vídeo conferências. Ter alguma ferramenta de “quadro branco” também é importante: jamboard, mural ou miro.

Ou seja… organize o trabalho. Dê tempo para que as pessoas tenham tempo contínuo para trabalhar. Tenha estruturas para que elas possam pedir ajuda e tenham canais para organizar estes pedidos. Contexto é a palavra.

— Daniel Wildt

Extra: acompanha um livro que estou escrevendo, chamado de Controle Remoto (nome interno “trabalho”). E precisando falar mais sobre trabalho e organização de equipes, pode me procurar.

Extra 2: se a sua empresa trabalha com informação, não existe nenhum motivo para você insistir em operar somente presencialmente. Alias, existe um: necessidade de controle e medo de perder poder. E aqui é importante lembrar que você deveria se preocupar em resultado que se alcança e não com horas ocupadas.